激務対策完全攻略マニュアル

これで解決!すぐにできる激務対策術

会議を価値のある時間にして激務を解消する

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有意義な会議にするコツ

有意義な会議にするコツ

有意義な会議にするコツ

皆さんの中には、「今日の会議はあまり意味のないものだった」などと感じた経験を持つ人もいるのではないでしょうか。それは、会議そのものに中身がないように感じたからでしょう。そうした期待される効果が出せないときの会議は、そこで働く全ての人にとって無意味な時間となってしまうだけということもあるはずです。

会議の目的を定める

そうした会議時間のしわ寄せが後になって現れ、仕事が忙しくなり激務に繋がってしまいます。それを防ぐ仕事術として、まずその日の会議の目的をしっかりと定めることが必要となります。そのためには会議の出席者全員に対し、会議のテーマや目的を認識しておいてもらわなくてはなりません。そうすれば、出席者はそれぞれ自分なりの意見や考えをまとめた上で会議に参加することができますから、流れそのものもスムーズになりますし、時間の短縮化にも繋がっていきます。そのために役立つのがアジェンダの作成です。ぜひ検討してみましょう。

資料の数は最小限に

会議の流れを停滞させる原因としては、資料の数が膨大であること、報告を読み上げるのに時間がかかってしまうことなどが挙げられるでしょう。これらの要因が積み重なっていくことで結果的に時間だけが過ぎていき、会議そのものが中身のない無駄なものとなってしまうのです。この無駄の削減に繋がる仕事術を紹介します。
それは、資料を紙ではなくデータ化して配布、利用するというものです。一度データ化すればかさばりませんし、共有をするのも容易になりますから、非常に便利になります。更にこの資料に対し文字を大きくする、表やグラフを用いるなどのちょっとした工夫を凝らせば更に意見交換がスムーズになります。

会議における役割分担

会議がスムーズに進まない要因としては、話し合いが脱線してしまうなども挙げられるでしょう。そうした問題を防ぐためには会議における役割分担を決めるというのが効果的です。中でも進行役と、議事録の担当は必ず決めておくべきです。特に重要なのは進行役となりますから、これは時間管理を行いながら冷静に会議を進めていける人、社歴の長い人など会議の場をまとめる力を持った人などにお願いするのが適切です。進行役の人がしっかりと役割を果たしてくれれば会議が脱線することもなく、本題の内容の話し合いが進んでいくはずです。議事録の担当となった人も会議の進行に合わせて重要なことを記録していくよう集中力を持って臨まなければなりません。

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